La optimización de los procesos operativos debería ser una de las metas más importantes en toda empresa, que tenga interés en aumentar su productividad y en aumentar sus niveles de ventas y mejorar su nivel de utilidades.
Además, las empresas deben buscar ser competitivas para poder lograr debidamente sus objetivos y obtener el éxito como organizaciones, en beneficio de sus accionistas, de todo su personal y de la sociedad en general, para lo cual, se requiere tomar en cuenta diferentes estrategias, por parte de sus directivos, con una adecuada y estratégica visión de negocios.
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“Un hecho inevitable es que en esta época, casi en cualquier parte del mundo, incluido México, la clave del éxito consiste en ser competitivo, entendido como el éxito de la sociedad en la consecución de los satisfactores materiales y emocionales que le faciliten vivir con calidad. Ser competitivo no sólo significa tener la capacidad de atraer el interés de accionistas (capital económico), empleados (capital intelectual) y clientes (ventas), sino que también resulta cada vez más complicado porque los consumidores demandan mejor calidad, precio y tiempo de respuesta”. 1
Varias pueden ser las estrategias a implementar por parte de las empresas para lograr la competitividad, y para la optimización de los procesos operativos, entre las cuales podemos mencionar las siguientes:
1. Capacitación del personal de las empresas. Para lo cual, se deben implementar programas apropiados para una permanente capacitación del personal.
2. Identificación de áreas de mejora. Para lo cual se debe realizar un análisis de los flujos de trabajo, detectar donde existen cuellos de botella, y ver la manera de eliminar dichos cuellos de botella, agilizando los procesos.
3. Implementación de alta tecnología. Utilización de maquinaria y equipos automatizados y utilización de software para la optimización de procesos.
4. Análisis de costos y de sistemas de calidad. Se debe realizar un análisis de los costos, para lograr su reducción, en todas las áreas de la empresa, e implementación de sistemas de calidad, para el aumento de la productividad.
5. Optimización de sistemas de recursos humanos. Se deben implementar sistemas apropiados para la optimización de los resultados de las actividades del personal.
Por otra parte, es conveniente identificar las áreas que son susceptibles de optimización en sus procesos operativos para poder determinar las acciones a seguir más adecuadas, a fin de lograr la mejora u optimización.
Todas estas estrategias son muy importantes y necesarias para que las organizaciones pueden aumentar sus ingresos y su rentabilidad.
En una organización, todos los procesos son susceptibles de optimizar para lograr una mejora en la eficiencia, en la productividad y en la reducción de costos, lo cual va a llevar a las empresas, a mejorar sus utilidades.
“Algunas áreas clave incluyen:
- Procesos de producción: mejorar la eficiencia en la producción, reducir los tiempos de ciclo, optimizar el uso de recursos y minimizar los desperdicios.
- Procesos administrativos: digitalizar procesos administrativos como la gestión de gastos puede reducir los costos administrativos hasta en un 25% y aumentar la productividad en un 20%.
- Procesos logísticos: optimizar rutas de distribución y la recepción de materias primas mejora la eficiencia y reduce costos.
- Procesos de recursos humanos: automatizar tareas repetitivas y mejorar la gestión del talento contribuye a una mayor eficiencia organizacional.
- Procesos financieros: implementar soluciones digitales en facturación y cobranzas minimiza errores y fraudes, mejorando la eficiencia financiera”. 2
Los directivos de las empresas deben tener la visión y la capacidad para poder decidir cuáles son las áreas de mayor impacto y sobre esas áreas enfocar sus esfuerzos con el objetivo de que logren una mayor rentabilidad.
Por otra parte, la alta dirección de las organizaciones debe escoger los mejores métodos para optimizar los procesos operativos y recursos con los que cuentan sus empresas. De entre los principales métodos para lograr la optimización, tanto de procesos como de recursos con los que cuentan las empresas, podemos mencionar entre otros los siguientes, de los cuales, los directivos deben implementar los más apropiados conforme a sus posibilidades, su filosofía, misión y visión, y de acuerdo a las metas y objetivos establecidos por cada organización.
Estos métodos son utilizados por exitosas empresas a nivel mundial, como Toyota, Nike, Intel, General Electric, Motorola, y varios de estos métodos son utilizados, no sólo en empresas de manufactura, sino también en empresas comerciales, de servicios y de desarrollo de software.
a) Lean Manufacturing. Es una filosofía de gestión que busca optimizar los procesos productivos eliminando cualquier elemento que no aporte valor al cliente. Se basa en principios como la mejora continua (Kaizen), la producción justo a tiempo, la autonomía en las líneas de producción (Jidoka) y la estandarización de tareas para lograr operaciones más eficientes.
b) Metodología Six Sigma. Busca reducir la variabilidad y los defectos en los procesos mediante un enfoque estadístico, utilizando herramientas como el Análisis de la Causa Raíz, y el Control Estadístico de Procesos.
c) Filosofía Kaizen. Es una filosofía de mejora continua que promueve la realización de pequeñas mejoras constantes en los procesos, productos o servicios, involucrando a todos los niveles de la organización.
Para optimizar los procesos de producción se pueden aplicar las siguientes estrategias, las cuales pueden ser tan efectivas al realizar los directivos una adecuada planeación de las mismas, y desde luego implementadas con habilidad para lograr los objetivos que se pretende alcanzar.
a. Medición y análisis constante del avance en el logro de las metas, a través de indicadores apropiados. Se ha dicho, con toda razón, que lo que no se puede medir, no se puede mejorar.
b. Estandarización de procedimientos e instructivos en todas las áreas de la empresa, mediante el Sistemas de Gestión de la Calidad, como la ISO 9001:2015, para implementar la mejora continua.
c. Implementación adecuada de programas y controles de calidad, en todos los procesos operativos.
d. Automatización de tareas repetitivas, implementando la tecnología requerida.
e. Metodología Lean. Esta metodología busca promover una cultura de mejora continua. Tiene como objetivo, la eliminación de todas las actividades que no agregan valor, a la cadena de procesos operativos, estas actividades podrían ser, prolongados tiempos de espera, reprocesos de trabajo, los cuales implican pérdida de recursos materiales y tiempo desperdiciado de horas-hombre.
f. Capacitación continua y adecuada, a todo el personal de la organización, previo diagnóstico de necesidades de capacitación y elaboración de los programas de formación correspondientes y el seguimiento y evaluación de dichos programas.
Vamos a explicar enseguida, la importancia de los procesos de capacitación y adiestramiento, como una herramienta valiosa para la optimización de los procesos operativos en las empresas.
Damos la definición de lo qué es la capacitación. “La capacitación se define como un proceso educativo y formativo diseñado para impartir conocimientos, habilidades y actitudes específicas a los trabajadores con el fin de mejorar su desempeño laboral. Este proceso puede adoptar diversas formas, desde sesiones de formación formal hasta mentorías más informales. En esencia, la capacitación tiene como objetivo principal crear un equipo de trabajo más competente y preparado para enfrentar las demandas del entorno laboral”. 3
Son tres las áreas de dominio del aprendizaje que se deben tomar en cuenta, para realizar una adecuada programación de los cursos, talleres o eventos de capacitación, para el personal de las empresas, las cuales se mencionan a continuación:
“Cognoscitiva. Incluye actividades que se refieren a la memoria o evocación de conocimientos, y al desarrollo de habilidades y capacidades técnicas de orden intelectual que el sujeto puede realizar frente a un mismo tema.
Afectiva. En la que se expresan y modifican los sentimientos, las actitudes, la emotividad y por ende, el plano de los valores.
Psicomotriz. Abarca el desarrollo de habilidades motoras y destrezas físicas; es decir, actividades que realiza un individuo que aunque dependen de procesos cognoscitivos y afectivos, son físicamente observables. 4
Para que se pueda elaborar un adecuado programa de capacitación en una empresa, el primer paso a realizar es la elaboración del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, para conocer que cursos o eventos de capacitación, requiere que se le imparta al personal de la organización.
“El método sugerido para el análisis Diagnóstico de Necesidades es el análisis comparativo que consiste en:
Primer paso: Definir la situación idónea de un puesto de trabajo. El “deber ser o hacerse”.
Segundo paso: Una vez definida la situación idónea se determina la situación real, “el es o se hace”.
Tercer paso: Confrontar ambas situaciones para hacer un análisis comparativo entre la situación idónea y la situación real,
para determinar las discrepancias.
Cuarto paso: Determinación de necesidades para la adecuada toma de decisiones”. 5
Una vez que ya se tienen detectadas las necesidades de capacitación para el personal de la empresa, se procede a estructurar los medios didácticos y soportes técnicos para hacer efectivos los procesos de enseñanza-aprendizaje para lo cual, se deben diseñar los manuales respectivos, debidamente preparados, y apropiados para cada uno de los puestos que se tienen en la empresa, así como el equipo audiovisual necesario, las instalaciones apropiadas para la capacitación del personal, entre otros aspectos que se deben tomar en cuenta, para la impartición adecuada de eventos de capacitación al personal.
Enseguida se procede al desarrollo de los programas de capacitación enfocados a subsanar las deficiencias detectadas para el personal de la empresa.
Los programas de capacitación anuales deben incluir el contenido siguiente con la finalidad de que realmente dichos programas sean de utilidad para lograr una mejora en todos los aspectos del personal de la empresa.
“a) La presentación del programa, en el cual se incluirán probablemente, alguna problemática experimentada, la cobertura que abarcará el programa, sus etapas, principales características y la breve descripción del contenido.
b) La planeación estratégica de la capacitación debiendo referirse a la misión de la empresa, los principales objetivos de sus
áreas y programas.
c) Análisis de la situación que guarda la capacitación en la empresa.
d) Programación de cursos/eventos/actividades es la calendarización de todos los programas, clasificados con base en las necesidades de la empresa”. 6
Posteriormente se procede al adecuado seguimiento de la realización de los programas de capacitación para que se lleven a cabo, conforme a lo programado en tiempo y forma, con los cursos incluidos en dichos programas, con el número de participantes, y con los contenidos de los cursos establecidos, etc.
Es importante mencionar que los objetivos de los programas de formación deben enfocarse a incrementar los conocimientos del personal, a mejorar sus habilidades directivas o motoras, y a modificar actitudes, entre otros objetivos. Se requiere dar a conocer los programas de capacitación, a fin de promover la participación del personal en ellos.
Y finalmente, se debe aplicar la evaluación correspondiente para verificar que los programas de capacitación realmente están cumpliendo con los objetivos planteados.
Para facilitar la comprensión de las herramientas de evaluación es conveniente revisar los aspectos a considerar, como se indica a continuación.
“a) Evaluación de la reacción para revisar en qué medida gustó o no, el seminario/curso/evento/programa/actividad de capacitación.
b) Evaluación del aprendizaje que detecta el grado en el cual los participantes captaron el contenido del evento de capacitación, relacionado con los objetivos instruccionales.
c) Seguimiento de la aplicación para verificar la utilización correcta del conocimiento adquirido en el puesto de trabajo. Debieron satisfacerse necesidades evidentes o encubiertas.
d) Evaluación del costo/beneficio, valorada en términos de los resultados evidentes del programa/cursos, etc.
e) Evaluación del esfuerzo del sistema de capacitación, verificada en términos del quehacer de las personas o área encargada de la capacitación. 7
Por lo que, si los directivos de las empresas buscan la optimización de los procesos operativos de sus respectivas organizaciones, deben implementar debidamente, la metodología, programas y procesos de capacitación, anteriormente mencionados.
De tal manera que, estarán contribuyendo a mejorar los procesos productivos de las empresas, en beneficio del personal de las mismas, contribuyendo a mejorar los índices de productividad a nivel nacional.
Referencias
Cantú, H. Desarrollo de una cultura de calidad (2011). MCGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Cuarta edición, p. 1
1. Cómo optimizar los procesos operativos en tu empresa
2. Capacitación: Concepto, beneficios, objetivos e importancia
3. Guía Elaboración de programas de capacitacion
4. Reza, J.C. Cómo Desarrollar y Evaluar Programas de Capacitación en las Organizaciones (1995). Panorama Editorial, S.A. de C.V. Primera edición, pp. 13-14
5. Ibidem, p. 34
6. Ibidem, pp. 103-104