Para cualquier negocio, su éxito y su sostenibilidad dependen en gran medida de su productividad, y mucho más para uno de menor tamaño porque sus recursos son limitados, pero, ¿qué es la productividad? Es una medida de la cantidad de productos o servicios generados dada cierta cantidad de recursos como tiempo, trabajo, capital y materiales; por lo tanto, aumentar la productividad significa lograr más con los mismos recursos o hasta con menos.
En el caso de los pequeños negocios, en términos de productividad, enfrentan desafíos muy particulares, como su falta de personal y su restringida capacidad financiera. Sin embargo, con las estrategias adecuadas, pueden forjar un entorno de trabajo eficiente. Yo, Eduardo Tovilla, considero que las siguientes estrategias pueden ser muy útiles.
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1. Automatización de procesos
La tecnología es muy poderosa para mejorar la productividad. Actualmente, mucho se dice sobre la posibilidad de que esta herramienta nos reemplace, pero considero que estamos aún muy lejos de que esto ocurra. Más bien, debemos de verla como una aliada, como una extensión de nosotros que puede, sobre todo, hacernos ahorrar tiempo.
En este sentido, los pequeños negocios pueden implementar software de gestión de tareas, CRM (Customer Relationship Management) y soluciones de contabilidad. Por ejemplo, Asana es una aplicación para la gestión de proyectos que ayuda a los equipos tanto a organizar como a priorizar tareas, seguir el progreso y colaborar en tiempo real. A mí me gusta mucho porque es muy fácil aprender a usarla.
2. Capacitación y desarrollo del personal
El personal capacitado está mejor preparado para el trabajo y cualquier eventualidad que vaya surgiendo. Ninguna empresa, grande, mediana o pequeña, debe escatimar en la formación continua de sus empleados. Aunque ingresen con cierto nivel de especialización, hay muchos aspectos sobre los cuales pueden aprender, por ejemplo, sobre habilidades blandas y duras, así como sobre nuevas tecnologías y técnicas para la industria.
La capacitación de los empleados hace que estén motivados y sean más competentes, pero además, reduce la rotación de personal y fomenta una cultura de aprendizaje continuo que, a la larga, se traduce en innovación.
3. Optimización del espacio de trabajo
Un ambiente de trabajo bien diseñado puede aumentar mucho la productividad. A nivel personal, nos pasa a muchos, no podemos comenzar a trabajar si nuestro espacio laboral está sucio y desordenado. A mí, Eduardo Tovilla, me pasaba en la pandemia; si mi estudio no estaba limpio, no podía concentrarme en lo que tenía que hacer.
Para una empresa, la optimización del espacio de trabajo abarca tanto el diseño físico como el entorno digital. Lo que pueden hacer los pequeños negocios es brindar espacios abiertos para fomentar la colaboración, implementar estaciones de trabajo ergonómicas y asegurarse de que el entorno digital esté organizado y sea de fácil acceso.
4. Establecimiento de metas claras y realistas
La definición de objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales (SMART) ayuda a enfocar los esfuerzos y medir el progreso. Así que las empresas no deben dejar de lado establecer metas trimestrales de ventas, objetivos diarios de producción y hasta metas de desarrollo personal para los empleados.
Con lo anterior, los pequeños negocios pueden lograr una mayor claridad en las expectativas, alinear al equipo con la visión de la organización, medir con facilidad los progresos y ajustar estrategias según sea necesario.
5. Fomentar la comunicación efectiva
Una comunicación abierta y clara ayuda a resolver problemas rápidamente y evitar malentendidos. Bajo esta idea, los líderes en una empresa deben realizar reuniones regulares de equipo para discutir avances y desafíos; además, utilizar plataformas de comunicación interna para mantener a todos informados. Hay una aplicación de mensajería empresarial que a mí me gusta mucho por su practicidad, se llama Slack.
6. Gestión del tiempo y prioridades
Aunque pareciera que la gestión del tiempo es algo individual, las empresas pueden auxiliar a sus empleados a organizarse de manera efectiva, gracias a la implementación de ciertas técnicas; por ejemplo, hay una denominada “Pomodoro”, la cual implica trabajar en intervalos de tiempo específicos con descansos entre ellos, así como la priorización de tareas urgentes e importantes. Esto sirve para reducir el estrés, mejorar el enfoque y cumplir con los plazos.
7. Uso de indicadores de desempeño
¿Cómo puedes cerciorarte de que una meta sea cumplida? No hay otra forma, tienes que construir indicadores de desempeño. Yo que juego pádel, mido mi progreso en este deporte a partir de cuántos errores tengo en un partido, entre otras maneras. Me di cuenta cuánto había mejorado porque reduje significativamente el número de saques perdidos en mis primeros juegos respecto de los últimos.
Un pequeño negocio debe definir indicadores clave como ventas mensuales, tiempos de entrega, y niveles de satisfacción del cliente, y revisarlos regularmente para identificar áreas de mejora.
Quiero concluir puntualizando que estas estrategias son inútiles sin un liderazgo sólido que las respalde. Un buen líder implementa técnicas y herramientas para mejorar la productividad, pero también debe inspirar y guiar a su equipo hacia el éxito; por ende, si eres dueño de un pequeño negocio, asegúrate de que la persona que la dirija sea alguien proclive a preocuparse por el bienestar de sus empleados, pero que también sea riguroso con la implementación de técnicas o mecanismos que lleven a hacer más (y mejor) con menos o, aunque sea, con la misma cantidad de recursos.